La qualitat documental és la satisfacció de les persones quan fan un ús eficaç de la informació que una organització crea i manté com a evidència de les seves activitats o d’acord amb les seves obligacions legals.

Per assolir l’acompliment documental, els processos de creació i control de documents han de donar una resposta efectiva a les necessitats i expectatives de les diferents parts interessades:

De l’organització:

· demostrar la conformitat amb els requisits legals i normatius;
· facilitar la presa de decisions i la coherència en les operacions;
· donar suport a la realització dels processos de negoci;         
· garantir un bon servei;
· optimitzar els costos operatius de creació i manteniment dels documents;
· preservar el know-how i el coneixement adquirits (capital intel·lectual).

Dels clients i altres parts interessades externes:

· demostrar i exercir els seus drets;
· rebre un servei eficaç i eficient.
· preservar la memòria social i col·lectiva.